Cuidado com a documentação contábil, empresário!

            Até hoje, a maioria das pequenas empresas fazem uso dos serviços das empresas de contabilidade para gerar as informações contábeis e fiscais e também do departamento pessoal, como as admissões, rescisões e outros. E há alguns anos o contador terceirizado era chamado de ‘guarda-livro’ e o motivo era simples: era ele o responsável pela guarda dos livros contábeis e fiscais gerados pelo registro da contabilidade da empresa..

            Esta fase do “guarda-livro” acabou e hoje o contador deve ser um aliado e consultor do empresário, mas não sem deixar as obrigações contábeis e fiscais que a cada dia se avolumam ante às constantes mudanças nas regras e leis de toda ordem que vigoram no país. Só que o arquivo dos livros – e demais documentos como declarações e guias de recolhimentos – deve ficar por conta da empresa.

            Nessa relação profissional, vários documentos são gerados e faz-se cada vez mais necessário que o empresário tenha a consciência que a responsabilidade pela guarda de documentos é da empresa e não do contador terceirizado. Em caso de troca de contador ou de fiscalização, os auditores fiscais multam a empresa, pela não entrega dos documentos, ou pela entrega deficiente. A documentação gerada pela empresa de contabilidade deve ser guardada e arquivada para futuras apresentações à fiscalização.

            Se a empresa desejar trocar de empresa contábil deverá solicitar todos os documentos que porventura ainda estejam com o contador anterior para apresentar o que for necessário ao novo contratado. Os documentos podem ser devolvidos mensalmente pelo contador ou anualmente, geralmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ – que ocorre até o mês de junho do ano seguinte ao das ocorrências. É por essa época também que são gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.

Protocolo

            Sempre que enviar documentação à empresa contábil, registre um documento de protocolo – geralmente quem envia é quem emite – para o caso de precisar solicitar de algum documento que não esteja encontrando e saber se está mesmo em sua empresa ou no escritório do contador.

Pasta Inicial

            Essa pasta deve conter todos os principais documentos que identificam a empresa: contrato social, alvará de estabelecimento, alvará sanitário, documentos pessoais dos sócios como identidade, CPF e comprovante de residência, procurações e outros alvarás especiais para o funcionamento.

Prazos de Guarda

            A maioria das fiscalizações solicitam documentos de 5 anos fora o ano atual. A Previdência Social solicita que os documentos sejam guardados por 10 anos e os documentos relativos ao FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço devem ser guardados por pelo menos 30 anos.

            Há, no entanto, alguns documentos que devem ser guardados até mesmo depois que a empresa for fechada – ficarão com o sócio que se responsabilizará por responder pela empresa – como é o caso dos registros de empregados. Portanto, por prudência, guarde tudo que for possível pelo tempo que a empresa existir.

Arquivos Digitais

            Atualmente já é possível a guarda de documentos e declarações de forma eletrônica ou digital, mas gostaria de fazer um alerta: guarde esses documentos com os mesmos cuidados e organização que os documentos físicos, para facilitar a localização quando precisar utilizar.

            Além disso, guarde os arquivos digitais em locais externos à empresa, para evitar perdas por problemas no computador, incêndios ou alagamentos. Já há atualmente discos virtuais de empresas sólidas com pagamento por menos de 5 reais mensais.

Documentos do Departamento Pessoal

            Tenha sempre à mão o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção. Esses documentos devem ficar sempre na empresa e se precisar enviar ao contador, a remessa de volta deve ser o mais imediato possível, já que são os primeiros a serem solicitados pelos fiscais do Ministério do Trabalho. Veja abaixo os demais documentos que devem ser arquivados organizadamente:

• Folhas de Pagamento mensais
• Recibos: de Folha de Pagamento, das Férias, do 13º Salário, das Rescisões Contratuais.
• Guias de Recolhimentos de Impostos e Contribuições sociais: DARF do Imposto de Renda, Guias da Previdência Social (GPS), Guias do FGTS (GRF), Guias de Contribuição Sindical dos Empregados e a Patronal.
• Documentos do controle de ponto: livros de ponto, cartões ou relatórios emitidos pelo controle de ponto eletrônico, assinados sempre pelos empregados.
• GFIP – Relatórios de Informações ao FGTS e à Previdência Social, que é uma declaração mensal.
• Outras Declarações: Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

Documentos Contábeis e Fiscais

            A área contábil gera também livros e declarações, vejamos o que deve ser arquivado:

• Livro Diário, registrado na Junta Comercial, que é o livro anual que registra as movimentações contábeis da empresa.
• Livro Razão, que é feito sempre junto com o Livro Diário, também anual.
• Livros de Entrada e Saída de Mercadorias, para fins de apuração do ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias.
• Livro de Apuração do ISS
• Declarações – nem todas são devidas a todas as empresas, veja com o contador quais a sua empresa está obrigada: Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ) ou do Simples Nacional, a Declaração dos Tributos e Contribuições Federais (DCTF), a Declaração sobre o PIS e a COFINS (DACON), Declarações aos fiscos estadual e municipal.
• Guias de Recolhimentos: do Simples Nacional (DAS), o DARF do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, do PIS e da COFINS do ISSQN e do ICMS, impostos municipal e estadual, respectivamente.

            Com esses cuidados ficará fácil atender a uma fiscalização, a uma reclamatória trabalhista e até mesmo se for preciso trocar de contador, enviar todos os documentos para uma conferência ou auditoria. Lembre sempre que a guarda de documentos é uma obrigação da empresa, não do escritório contábil.

Boa sorte e sucesso!

Zenaide Carvalho
Consultora e Palestrante nas áreas administrativa e contábil
www.zenaidecarvalho.com.br
escrito em 10/03/2010
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